¿Cómo eliminar reuniones innecesarias?
Iniciamos esta semana con una serie de estrategias para mejorar la eficiencia y productividad de los equipos de trabajo. Hoy quiero hablarte de el tema de las reuniones, amadas por muchos, odiadas por otros, pero que vienen a ser el Talón de Aquiles muchas veces para la productividad del liderazgo.
He conversado con líderes organizacionales que me han dicho que su día efectivo comienza una hora antes de la hora de salida pues han pasado en diversas reuniones todo el día, teniendo que llevar trabajo para la casa o dejar que el mismo se acumule, lo que resulta en falta de productividad, estrés, una mala calidad de vida y un seguro burnout en el futuro.
Las reuniones pueden ser poderosas herramientas para que los equipos puedan organizarse y tomar decisiones, así como para una efectiva resolución de problemas, sin embargo, a veces estas se vuelven improductivas y se convierten en espacios innecesarios.
Una encuesta de McKinsey reveló que el 45% del tiempo de los ejecutivos se dedica a reuniones improductivas. Otros estudios muestran que un ejecutivo promedio dedica unas 35 horas al mes como mínimo en reuniones. Tenemos reuniones con nuestros equipos de trabajo y generalmente formamos parte de una o más reuniones de líderes en donde somos invitados.
Evalúa la necesidad de cada reunión que organizas y trata de utilizar métodos eficientes para hacerlas productivas, por otro lado, podrías reducir el número de reuniones echando mano a recursos tecnológicos de gestión colaborativa que evitan estar convocando reuniones presenciales u online para hablar de cualquier tema.
Tal vez te suene irónico, pero conozco una empresa de tecnología en donde el equipo de desarrollo solía tener reuniones diarias que consumían mucho tiempo sin un propósito totalmente claro. Tuvimos una sesión de coaching que permitió construir entre todos una gestión efectiva de reuniones y echar mano de recursos de tecnología colaborativa, de esta manera se redujeron las reuniones diarias a solo una por semana. Todo esto resultó en un aumento significativo en la productividad y en la liberación de más tiempo para tareas de desarrollo.
Existen gran cantidad de aplicaciones empresariales colaborativas que pueden ser una alternativa para evitar reuniones recurrentes, ya que permiten solucionar problemas, tomar decisiones, o hacer consultas interactuando con uno o varios equipos, lo que ahorra tiempo de desplazamiento y operativo. Igualmente puedes construir repositorios de información y procedimientos con acceso limitado, preguntas frecuentes guiadas por Inteligencia Artificial, además de incluir foros participativos dentro del sistema. En fin, podemos reducir la cantidad de reuniones, diseñar modelos de reunión que sean más efectivos y utilizar procedimientos con aplicaciones que permitan dar un seguimiento adecuado a cada decisión o tarea planificada.
Lic. Adrián Rojas
Master Coach Certificado