Una Tormenta de Creatividad
La semana pasada iniciamos una nueva serie titulada “Despertando la creatividad de tu equipo de trabajo”, la primera entrega trató de los momentos de inspiración que un líder puede provocar para construir una cultura de creatividad en su equipo.
Hoy quisiera ir a un nivel más práctico para desarrollar en tu equipo la capacidad de innovar en proceso de resolución de problemas, conflictos o situaciones en donde el equipo necesita crear una mejora a partir de un punto muerto, creando lo que yo llamaría “Una tormenta de creatividad”.
Para abordar este desafío, muchos líderes recurren a técnicas probadas, como la lluvia de ideas para estimular la creatividad y fomentar la colaboración en sus equipos, sin embargo, la técnica en sí no es tan efectiva si no se cuenta con un plan de acción claro y definido, además de un proceso que vaya más allá de la técnica. En este artículo, quisiera que consideraras esta técnica moderada a través del coaching de equipo. Podrás comprobar que no se trata de una simple dinámica de grupo, sino un proceso transformacional en la vida de tu equipo de trabajo y una forma de construir esa cultura de mejora continua que quisieras en ellos.
Resolver problemas de manera creativa:
Imagina a un equipo de marketing enfrentándose a la difícil tarea de aumentar las ventas de un nuevo producto. Con el mercado saturado y la competencia feroz, necesitan ideas frescas y disruptivas. Aquí es donde entra en juego el coaching. El coach trabaja con el equipo para definir claramente el problema y establecer reglas básicas para la sesión de lluvia de ideas. Se fomenta la generación de ideas sin restricciones, desde las más convencionales hasta las más locas por decirlo de alguna manera. Una vez que se han reunido todas las ideas, el equipo se toma el tiempo necesario para evaluarlas y seleccionar las más prometedoras. Finalmente, trabajan juntos para desarrollar esas ideas en soluciones viables. Este proceso no solo resuelve el problema inicial, sino que también fortalece la cohesión del equipo y fomenta un espíritu de innovación, al construir un plan de acción con indicadores de avance claramente definidos, esto permitirá dividirse el trabajo en roles y tareas con una rendición de cuentas clara.
Mejorar la comunicación y la colaboración:
Ahora, visualiza un equipo de desarrollo de software inmerso en un nuevo proyecto y saturados de información. El plazo es ajustado y las expectativas son altas. Sin embargo, las ideas están estancadas y la comunicación se siente forzada, en especial si el grupo solo presta atención a su capacidad técnica y no a habilidades sociales. Aquí, el coaching entra en juego para crear un ambiente seguro, donde todos los miembros del equipo se sientan cómodos compartiendo sus ideas. Se promueve la escucha activa y se resuelven los conflictos de manera constructiva. A medida que discuten los requisitos del proyecto y generan ideas, el coach asegura que todos tengan la oportunidad de participar y contribuir. Pronto, el equipo encuentra su ritmo, construyendo sobre las ideas de los demás y alcanzando nuevas alturas de creatividad. Al final, entregan un producto innovador que supera todas las expectativas del cliente. Esta dinámica no solo mejora la calidad de las ideas, sino que también fortalece la colaboración y la confianza dentro del equipo.
Bajar los tiempos y hacer el equipo más eficiente:
Como coach de equipos, he tenido la oportunidad de hacer coaching a diversos grupos de trabajo en la mejora de sus procesos y el logro de sus objetivos. Una de las experiencias que más me ha marcado fue la de colaborar con el equipo de Recursos Humanos de una institución universitaria de más de 6,000 funcionarios.
El equipo, se encontraba abrumado por la gran cantidad de solicitudes de atención al cliente interno que recibían diariamente. Esto generaba largos tiempos de espera, frustración en los usuarios y retrasos en la resolución de problemas. En la primera sesión de coaching, conformado por 15 personas con diferentes niveles de experiencia, definimos claramente el problema: reducir el tiempo promedio de atención al cliente en un 30%.
Todos los miembros del equipo comprendieron la importancia de este objetivo y se mostraron comprometidos con el proceso de cambio.
Para la sesión de lluvia de ideas, creamos un ambiente propicio a la creatividad y el intercambio de ideas. Establecimos reglas básicas como la no crítica, el respeto mutuo y la participación de todos los miembros. Durante la sesión, cada persona aportó su perspectiva y conocimiento, generando una gran cantidad de ideas en un corto período de tiempo.
Algunas de las ideas más destacadas fueron: Coordinar con Tecnología Informática para buscar la forma de automatizar la mayoría de los procesos para que el equipo pudiera dedicarse a realizar la gestión verdaderamente humana. Entre esto, se encontraba el implementar un sistema de atención al cliente en línea integrado a un CRM que abriera un caso y lo monitoreara hasta su cierre en determinado espacio de tiempo, por lo que se propuso crear dentro de la plataforma web un espacio donde los usuarios pudieran realizar sus solicitudes y consultar información de manera autónoma, sin embargo, estos serían posteriormente contactados por una persona que podría personalizar y humanizar la atención.
Se sugirió clasificar las solicitudes según su urgencia e importancia para poder atenderlas de manera más eficiente, pudiéndose dividir la demanda entre los diferentes equipos del departamento mediante una asignación automatizada de tareas.
Se planteó la necesidad de brindar formación al equipo sobre habilidades de comunicación, resolución de problemas y empatía. Esto incluye la guía lógica del “workflow” del cliente dentro de un proceso de CRM.
Se propuso simplificar y optimizar los procesos burocráticos para agilizar la resolución de las solicitudes, tratando de que los líderes no se convirtieran en cuellos de botella por lo que era indispensable el empoderamiento.
Tras evaluar y seleccionar las ideas más prometedoras, el equipo trabajó en conjunto conmigo para desarrollar un plan de acción detallado. El plan incluía un calendario de actividades, la distribución de tareas entre los miembros del equipo y la definición de indicadores de avance.
La implementación del plan de acción fue un proceso desafiante, pero gratificante. El equipo se mostró comprometido y dispuesto a realizar los cambios necesarios para alcanzar el objetivo. Tras varios meses de trabajo duro y colaboración, se logró reducir el tiempo promedio de atención al cliente en un 45%, superando incluso la meta inicial del 30%.
Esta experiencia me enseñó el poder de la lluvia de ideas como herramienta para mejorar los procesos y alcanzar objetivos ambiciosos, incluso en entornos complejos como el de Recursos Humanos.
La clave del éxito radica en crear un ambiente propicio para la creatividad, fomentar la participación de todos los miembros del equipo y desarrollar un plan de acción detallado para implementar las ideas seleccionadas. Cuando un líder desea hacer esto por sí mismo debe tener conocimiento de los procesos de coaching y adoptar una posición más vulnerable empoderando la participación y generación de ideas de los miembros de su equipo en un ambiente totalmente seguro, permitiendo aún críticas constructivas sobre su propia persona.
Un coach experimentado no solo guía al equipo a través del proceso de generación de ideas, sino que también aporta una comprensión profunda de las dinámicas de grupo, la comunicación efectiva y la resolución de conflictos. Además, el coach está capacitado para identificar y abordar los bloqueos mentales y emocionales que pueden obstaculizar la creatividad y la colaboración.
A diferencia de los entrenamientos o talleres impartidos por personas que no son coaches profesionales, el coaching de equipo se centra en el desarrollo personalizado de habilidades y competencias específicas para cada individuo y equipo. El coach no transmite conocimientos, sino que facilita el descubrimiento y el aprendizaje experiencial, lo que lleva a una mayor apropiación de los conceptos y una aplicación más efectiva en el entorno laboral. Te estoy hablando de equipos auto empoderados.
El coaching se basa en una relación de confianza y colaboración entre el coach y el equipo, lo que permite un mayor nivel de apertura y honestidad en las interacciones. El coach actúa como un socio estratégico que desafía, motiva y apoya al equipo en su camino hacia el éxito.
En resumen, si estás buscando llevar a tu equipo al siguiente nivel de creatividad e innovación, considera la posibilidad de trabajar con un coach profesional y bien entrenado. Con su orientación experta y su enfoque personalizado, podrás aprovechar al máximo la técnica de lluvia de ideas y desbloquear el verdadero potencial de tu equipo.
¿Te gustaría participar en un taller online de tres horas para aprender el proceso de coaching de equipo con está técnica?
¡Hasta la Próxima!
Lic. Adrián Rojas
Certified Master Coach & Neurohacking Programation
info@eleader.online