UN EMBUDO PARA LA EFICIENCIA TOTAL
Dentro de esta serie que he estado compartiendo con el fin de obtener estrategias para mejorar la eficiencia y productividad, el tercer aspecto que quiero compartir es ¿Cómo canalizar los requerimientos de una manera eficiente? ¿Cómo lograr un sistema embudo a nivel interno?
Cuando se trata de gestionar los requerimientos dentro de tu empresa u organización, la clave radica en la creación de un sistema embudo. Imagina un embudo que filtra y dirige cada solicitud de manera eficiente, garantizando que llegue a la persona o departamento adecuado.
Aquí te comparto tres recomendaciones prácticas para implementar este enfoque:
Mapeo de Procesos: En este caso lo mejor es identificar de una manera adecuada los flujos de trabajo y los puntos críticos dentro de ese proceso de principio a fin. Necesitamos estar claros que el proceso está verdaderamente cubierto en cuanto a la asignación de responsabilidades, pudiendo ir más allá del puesto y enfocándonos en fortalezas de los equipos, de esta forma nos aseguramos un proceso fluido y eficiente.
Piensa en una empresa, en donde se define un proceso claro para la solicitud de licencias por enfermedad. El colaborador completa un formulario online con su información médica y lo envía al departamento de Administración del Personal o Capital Humano. Este departamento verifica la información y envía la solicitud al director del área para su aprobación final. El sistema automatizado notifica al colaborador sobre la decisión final. Sin embargo, este sistema debe estar interactuando con otros sistemas para todo el evento de contingencia por la ausencia de esta persona, de tal forma que los procesos continúen operando de manera eficiente.
Lo ideal en estos casos es tener cortas intervenciones de coaching que permitan que cada equipo y sus integrantes puedan comprender mediante un análisis de casos lo que deben hacer en cada situación y cómo podrían enfrentar de manera proactiva situaciones que no están contempladas en el entendimiento, que la prioridad en todo esto no es el proceso, sino los resultados y la eficiencia.
Canales de comunicación:
En este aspecto necesitamos que la información sea clara y accesible para todos, me refiero a información sobre los procesos, requisitos, plazos, entre otros. Es imprescindible la comunicación proactiva que permita informar sobre el estado de todas las solicitudes en tiempo real y cualquier cambio o retraso que se esté dando.
En tiempos como los que vivimos, lo más importante es tener respuestas rápidas para todas las preguntas y dudas, tanto de los colaboradores como clientes externos, de lo contrario nosotros como líderes podríamos entorpecer la eficiencia y nos convertiríamos en cuellos de botella, de ahí nace aquel viejo dicho que reza "Las empresas funcionan a pesar de los jefes". Cómo líderes nuestro llamado está en ser facilitadores de la eficiencia y no jefes de los procesos burocráticos.
Imagina si aún no lo tienes, el cambio que ocurriría en la forma en que operas actualmente, si integras un sistema de tickets que pueda servir para registrar y gestionar solicitudes de forma centralizada. Mientras tanto has generado un foro interno para gestionar de forma eficiente todas las preguntas de los colaboradores. Todo esto, por supuesto teniendo reuniones periódicas para informar sobre el estado de las cosas y los ajustes que se necesita implementar para la mejora sostenible de los sistemas.
Te doy un ejemplo hipotético, una empresa de retail, donde se implementa un sistema de tickets para que los colaboradores puedan reportar problemas técnicos con sus equipos. El sistema permite a cada persona adjuntar capturas de pantalla y descripciones detalladas del problema. El departamento encargado recibe la solicitud y se comunica con el colaborador para solucionarlo lo antes posible. En todos estos procesos comienzan a ocurrir atrasos, situaciones inesperadas o encuentran falta de actualización de conocimientos. En un sistema de liderazgo anticuado lo que se hacía era buscar culpables, en un sistema moderno de liderazgo lo que se hace es aprovechar reuniones periódicas para producir un coaching grupal que permita analizar las situaciones y encontrar entre todos nuevas estrategias para mantener un plan de mejora continua y sostenible.
Automatización Inteligente:
Todo esto que te presento, hubiera sido imposible hace unas décadas atrás, sin embargo hoy en día contamos con infinidad de herramientas tecnológicas, que podría permitir este nivel de eficiencia dentro de cualquier proceso interno. Existen muchas aplicaciones de software para gestión de proyectos que permiten organizar tareas y plazos con una comunicación permanente de todas las partes sin necesidad de estar haciendo reuniones para todo. Estas aplicaciones podrían permitirnos gestionar sistemas de workflow con el fin de automatizar tareas repetitivas, con integración de chatbots que permitan responder preguntas frecuentes y brindar asistencia básica.
Toda empresa que quiere mantener su eficiencia y estar al día en el mercado necesita invertir en herramientas que faciliten el seguimiento, la comunicación interna fluida y la automatización de la generación de informes.
Pero recordemos que en medio de todo esto se encuentran los comportamientos humanos, los cuales son determinantes no solo para el logro de resultados, sino para que los procesos sean eficientes, por esto son indispensables las intervenciones apropiadas y especializadas de coaching grupal dentro de los equipos de trabajo y procesos individualizados con sus líderes.
Se ha demostrado que los procesos de capacitación tradicionales no han sido tan efectivos como el coaching para gestionar y modificar las conductas humanas de una manera apropiada.
En conclusión, quisiera decirte que implementar un sistema embudo en tu empresa, podría reducir el tiempo de respuesta a los requerimientos internos entre un 30% a un 50% con respecto a un sistema que no lo posee.
Los sistemas embudo pueden implantarse no solo a nivel interno sino también como una segunda etapa hacia lo externo, tu empresa u organización puede desenredar el laberinto de requerimientos, optimizando la eficiencia y aumentando la productividad. Recuerda, la clave está en la planificación estratégica, la comunicación transparente y la adaptación en un contexto de mejora continua.
Puedes consultarnos sin compromiso, para conocer la forma en que podríamos ayudarte en este proceso de implementar un sistema embudo en tu organización. Estamos disponibles para Estados Unidos, Latinoamérica y el Caribe.
Lic. Adrián Rojas
Certified Master Coach & Neurohacking Programation