¿CÓMO DEFINIR LO QUE HAY QUE HACER?

He venido compartiendo una serie de siete artículos para líderes sobre el tema: “Cómo mejorar la eficiencia”. Esta semana entrego el tema seis: ¿Cómo definir lo que hay que hacer?

La respuesta a esta pregunta es fundamental a fin de alcanzar no solo la eficiencia como líder, sino el desarrollar un equipo eficiente.  Así que quisiera compartirte algunas claves para ayudarte con esta parte de tu trabajo.

1. Definición Efectiva de Tareas

Si eres un gerente y líder, tienes dos grandes desafíos. El primero es ser un líder eficiente y el segundo construir un equipo que realmente sea eficiente. Parece algo de nunca acabar en medio de todas las responsabilidades que implica tu puesto,  que ya de por sí es algo abrumador. Entre reuniones interminables, correos electrónicos que no dejan de llegar y la presión constante por alcanzar objetivos ¿Cómo harías para ayudar a tu equipo si a penas puedes con lo tuyo?

Así que, para empezar, lo primero que necesitamos es tener claridad, esto implica entender con precisión qué se espera de nosotros y cómo vamos a lograrlo. Pero ¿cómo lograr esta claridad en medio del ajetreo de la oficina?

Aquí es donde entran en juego cuatro preguntas cruciales que todo líder debe plantearse para definir y ejecutar sus tareas de manera eficiente.

Primero, antes abordar la gran cantidad de tareas que tienes ante tus ojos, tómate un momento para familiarizarte con los objetivos generales de la empresa, sea pequeña o grande, esto te ayudará a enfocarte con respecto a tu equipo y área de responsabilidad.

¿Qué espera la empresa que logres con tu trabajo y el de tu equipo?  ¿En qué forma el cumplimiento de esas tareas te llevaría a ese objetivo?

La claridad comienza cuando te das cuenta de que lo importante no es la tarea en sí, sino los resultados que tendrás al ejecutarla de la forma correcta.

Dentro de todo esto está la eficiencia de tu equipo, pues de nada vale ser eficiente de manera personal, sin al final te van a medir por los logros de la gente a tu cargo, por eso pregúntate: ¿Cuáles son las metas específicas del equipo para este periodo? Esta comprensión te permitirá contextualizar tus acciones y comprender cómo contribuyen al éxito global.

Segundo, trata de tener una visión clara de tu posición en la estructura organizativa, eso es fundamental. ¿Cuáles son tus responsabilidades? ¿Cuál debería ser tu enfoque con relación al liderazgo y gestión de equipos? Al comprender tu rol específico, podrás identificar las tareas prioritarias y asignar recursos de manera efectiva, además podrás eliminar roles que no te corresponden.

En tercer lugar, no subestimes el poder de la comunicación clara y abierta. Si algo no está claro, no temas preguntar. Mantén conversaciones regulares con tu superior y tu equipo para aclarar dudas, discutir expectativas y comprender los requisitos específicos de cada tarea. Recuerda, la comunicación fluida es la piedra angular de cualquier equipo exitoso.

Ahora, pongamos estas ideas en contexto:

Quiero presentarte el caso de una gerente que se encuentra dirigiendo un equipo de desarrollo de software en una empresa de tecnología. Su objetivo principal es lanzar una nueva aplicación móvil dentro de los próximos tres meses. Sin embargo, con un equipo disperso entre otros proyectos y diferentes plazos ajustados para cada proyecto, esta líder se Encuentra muy abrumada por la cantidad de tareas y los constantes cambios en los requisitos del proyecto.

Aplicando las preguntas clave, ella comienza con el primer paso: Análisis, así que, revisa los objetivos generales de la empresa que consisten en aumentar la base de usuarios y mejorar la experiencia del cliente. Luego, analiza su rol como líder de equipo, que se trata de garantizar la cohesión del equipo, asignar tareas según las habilidades y mantener una comunicación fluida con el cliente y el equipo de desarrollo.

Finalmente, esta brillante mujer, se reúne con su equipo para aclarar cualquier duda y establecer expectativas claras. Mediante un proceso de coaching de equipo, logra alinear a todos con los objetivos del proyecto y definir las tareas prioritarias.

Con una comprensión clara de lo que se espera de ella y su equipo, esta gerente puede dirigir sus esfuerzos de manera más eficiente, optimizando el tiempo y maximizando los resultados.

Así que comienza siempre definiendo de forma efectiva las tareas, trata de conectar esto con los objetivos, analizar tu rol y mantener una comunicación abierta con tu equipo de colaboradores.

2. ¿Cómo priorizar mis tareas?

Es difícil priorizar las tareas cuando estas se acumulan día a día, especialmente en tiempos como estos donde es muy notoria la reducción de personal en muchos equipos de trabajo. Y aunque haya aumentado la automatización de tareas y las cosas hayan mejorado con la Inteligencia Artificial como parte de nuestros procesos diarios, la cantidad de informes urgentes, reuniones inesperadas y proyectos en curso, generan un estrés que a veces tiende a paralizar a muchos, especialmente lo he notado en las generaciones más jóvenes, esto por la avalancha de responsabilidades a las que se ven sometidos sin haber sido preparados para esto. Sin embargo, creo que es posible obtener, primero la capacidad para reenfocarse mental y emocionalmente y en segundo lugar desarrollar la habilidad para priorizar con eficacia.

Quisiera en esta sección, brindarte tres simples estrategias para lograrlo:

Como primera estrategia quisiera contarte que el General Dwight D. Eisenhower, ex presidente de los Estados Unidos, tenía una habilidad excepcional para priorizar tareas incluso en medio del caos de la guerra.

A pesar de los avances tecnológicos y culturales de nuestra época, el legado de este hombre perdura a través de lo que se ha llamado: La Matriz de Eisenhower, una herramienta simple pero poderosa para clasificar las tareas según su importancia y urgencia.

Te brindo un caso hipotético. Un gerente de un equipo de ventas en una empresa de cualquier enfoque comercial. Su día comienza con una bandeja de entrada llena de correos electrónicos, solicitudes de clientes y reuniones programadas. Ante este escenario, decide aplicar la Matriz de Eisenhower. Entonces clasifica las tareas en cuatro cuadrantes: urgente e importante, importante pero no urgente, urgente pero no importante, y ni urgente ni importante.

Luego, decide enfocarse en abordar las tareas del primer cuadrante: aquellas que son tanto importantes como urgentes, como resolver un problema crítico de un cliente importante o coordinar un pedido para poder satisfacer todas las órdenes entrantes y mantenerse con las entregas de una manera eficiente. Con esto, logra evitar reacciones impulsivas a las distracciones y enfocarse en lo que realmente importa para el éxito de su equipo.

Una segunda estrategia corresponde a la Brújula de la semana, ya que en esta época es fácil perder el rumbo. Esta estrategia consiste en establecer criterios claros para la priorización. Piensa:

¿Qué consideraciones son más relevantes para ti y tu equipo? ¿El impacto en los objetivos estratégicos, la fecha límite inminente, la complejidad del proyecto o los recursos disponibles?

Tal vez pueda ser más claro si lo ilustramos con un ejemplo, piensa en un director de marketing de una empresa en crecimiento. Es posible que se estén manejando múltiples proyectos con un equipo diverso y también en formación, este director se enfrenta a la difícil tarea de asignar recursos y tiempo de manera efectiva. Para simplificar esta decisión, establece criterios específicos de priorización cada semana: Comenzamos con el impacto en la generación de leads y con esto me refiero a cómo ciertas acciones o estrategias afectan la capacidad de la empresa para atraer y obtener posibles clientes o interesados en sus productos o servicios. En términos prácticos, si una acción tiene un impacto positivo en la generación de leads, significa que está contribuyendo a aumentar el número de personas interesadas en lo que la empresa ofrece. Junto a esto está la alineación con la estrategia de marca y la disponibilidad de recursos internos. Al seguir estos criterios, este gerente puede tomar decisiones informadas y estratégicas que impulsan el éxito de su equipo y su empresa.

Como tercera estrategia no puede faltar lo que es lógico, la planificación diaria. Trata de dedicar tiempo al inicio de cada día para evaluar las prioridades y organizar tu agenda en consecuencia. ¿Cuáles son las tareas críticas que deben abordarse de inmediato? ¿Qué actividades pueden esperar hasta más tarde en el día o incluso delegarse a otros miembros del equipo?

Si eres de esos líderes que al comenzar cada mañana, dedicas al menos 10 minutos a serenar tu mente y afinar tus emociones, para luego establecer unos 15 minutos a revisar su lista de tareas y establecer un plan de acción claro y conciso, creo que te va a ir bien. Puedes entonces priorizar las actividades que requieren tu atención inmediata, como resolver problemas operativos urgentes, reservando tiempo para tareas importantes, pero menos urgentes, como desarrollar estrategias para mejorar algunos procesos, para lo cual podrías delegar mediante coaching en algunos comités de trabajo de tu equipo que te presenten alternativas. Con esta planificación proactiva, podrías tener más confianza y determinación, convirtiendo tu trabajo en eficiencia.  Piénsalo bien, la priorización efectiva no es solo una habilidad, sino un arte que todo líder debería dominar. Al utilizar herramientas como las que te propongo, establecer criterios claros y dedicar tiempo a la planificación diaria, puedes ser flexible y consecuente a la vez para conducir a tu equipo hacia un alto nivel de eficiencia.

3. Qué tan repetitiva es la tarea que voy a realizar esta semana?

A veces nos olvidamos de atender un aspecto esencial para la eficiencia, me refiero a las tareas repetitivas, las que a veces parecen no solo quitarnos la mayoría del tiempo, sino afectar negativamente nuestra motivación y creatividad. Quiero entonces, para esta parte del articulo darte tres recursos que creo te van a ayudar como lo hacen conmigo actualmente: identificar, automatizar y delegar las tareas repetitivas.

Entonces para empezar, es crucial que puedas identificar las tareas que te tienen atrapado en la rutina. Si te cuesta analizar tu semana laboral, comienza haciendo una bitácora esta semana y luego trata de realizar un análisis para la próxima semana.  Trata de buscar patrones de repetición. ¿Qué actividades realizas una y otra vez, semana tras semana? Desde responder correos electrónicos hasta generar informes, identifica aquellas tareas que consumen tu tiempo de manera constante.

Tal vez cada semana durante años, tes encuentras inundado por una gran cantidad de requerimientos. Al reflexionar sobre tu rutina semanal e identificar estas tareas te invito a hacer lo siguiente:

Primero que todo, abre tu mente a la innovación. Una vez que identifiques las tareas repetitivas, llega el momento de buscar soluciones para liberar tiempo y energía. La automatización es una herramienta poderosa para este propósito. Debes investigar y estar dispuesto a invertir en soluciones tecnológicas que puedan hacer el trabajo por ti, inclusive hay gran cantidad de recursos gratuitos dependiendo del caso, desde sistemas de gestión de correo electrónico por Inteligencia Artificial hasta software administrativo y de seguimiento automatizados.

Vemos otro caso hipotético, un líder que dedica horas a programar los turnos de los colaboradores de forma manual. Sin embargo, al encontrar un software de programación de personal, le permite automatizar este proceso. Ahora, en lugar de perder tiempo en tareas operativas repetitivas, puede centrarse en ser un verdadero líder de las personas a su cargo.

La segunda estrategia que te quiero dar es obvia, pero a veces nos negamos a hacerlo por inseguridad, perfeccionismo, falta de confianza, en fin, pueden haber cantidad de justificaciones de tu parte para no delegar y mucho menos empoderar, pero esa es la solución. La delegación al principio y el empoderamiento posterior es la solución para eliminar cantidad de tareas repetitivas, analiza tu equipo ubica habilidades y capacidades específicas, experiencia o posibilidades de una mentoría rápida con rendición de cuentas al principio, esto puede permitir que otras personas puedan ejecutar tareas repetitivas con igual o mayor eficiencia que tú, así que asigna esas responsabilidades a otros. Esto no solo libera tu tiempo, sino que también fomenta el crecimiento y desarrollo de tu equipo.

La verdad si estás amarrado a la repetición muchas veces es porque quieres poner una sentencia de muerte para tu creatividad y productividad, lo que al final termina destruyendo tu liderazgo.

Identificar, automatizar y delegar tareas repetitivas, puede ser la clave para alcanzar una meta que todo gerente tiene, ser líder el 80% del tiempo y dedicar solo un 20% a tareas operativas. ¡Puedes Lograrlo!

4. Enseñar la eficiencia a mi equipo

Como lideres la primera cosa que podemos hacer es enseñar a través del ejemplo, por tanto, no puedes pedir eficiencia si no demuestras eficiencia en tu propio trabajo. Esa es la razón de los primeros tres puntos de este artículo.  Ahora sí, pongamos nuestro enfoque en preparar a los miembros del equipo y convertirlos en personas eficientes.

Entonces, ¿cómo puedes enseñar a tu equipo a ser más eficiente en el desarrollo de sus tareas? Aquí te presento tres estrategias prácticas.

Siempre vamos a empezar por lo que es clave y esto es la comunicación clara. La gente necesita saber cuáles son las expectativas con respecto a su trabajo y a cada tarea, necesitan saber no solo lo que hay que hacer, sino por qué se hace, por lo que deben conocer los objetivos específicos, los plazos concretos y por supuesto los resultados esperados. Al proporcionar un marco claro para el trabajo, los miembros del equipo sabrán exactamente qué se espera de ellos y cómo pueden contribuir al éxito general.

La segunda estrategia parece obvia, pero a veces fallamos en eso, necesitamos equipar al equipo, no podemos mandar los soldados a la guerra sin armas y esperar que ganen la batalla.  Ya se acabó la época en que el líder es simplemente el que da las órdenes, hoy en día el líder es un facilitador de recursos.

Para que tu equipo sea verdaderamente eficiente, necesitan las herramientas y recursos adecuados para realizar su trabajo de manera efectiva. Ya sea software especializado, equipo de alta tecnología o acceso a información relevante, pero sobre todo los recursos emocionales y motivacionales que produzcan un buen engagement con su trabajo.

Reitero, reconoce la importancia de tener las herramientas adecuadas, invierte en software de gestión de acuerdo con las necesidades y construye un buen método de retroalimentación. Esto permite que tu equipo colabore de manera más eficiente.

Por último, capacita y desarrolla a tu equipo. El aprendizaje nunca termina. Ofrece a tu equipo oportunidades de capacitación y desarrollo para mejorar sus habilidades y optimizar su desempeño. Ya sea a través de talleres, cursos en línea o mentoría, invierte en el crecimiento profesional de tu equipo, para que puedan enfrentar los desafíos con confianza y competencia. Sin embargo, uno de los mejores recursos para capacitar y entrenar a un equipo se llama coaching, así que invierte también en tu formación, estudia y fórmate como un Coach Profesional, no solo te dará un mejor reconocimiento de tu empresa, sino que será clave para el desarrollo y empoderamiento de tu equipo de trabajo.

¡Sabes! tienes el poder de influir en tu equipo y convertirlo en pura eficiencia.  Todo depende de cómo logras ser eficiente y enseñarles a ser eficientes.

¡Hasta la Próxima!

Lic. Adrián Rojas
Certified Master Coach & Neurohacking Programation