{"id":1709,"date":"2024-03-27T11:02:36","date_gmt":"2024-03-27T18:02:36","guid":{"rendered":"https:\/\/eleader.online\/ini\/?p=1709"},"modified":"2024-03-27T17:13:22","modified_gmt":"2024-03-28T00:13:22","slug":"definir-lo-que-hay-que-hacer","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/eleader.online\/ini\/definir-lo-que-hay-que-hacer\/","title":{"rendered":"Definir lo que hay que hacer"},"content":{"rendered":"
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\u00bfC\u00d3MO DEFINIR LO QUE HAY QUE HACER?
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He venido compartiendo una serie de siete art\u00edculos para l\u00edderes sobre el tema: \u201cC\u00f3mo mejorar la eficiencia\u201d. Esta semana entrego el tema seis: <\/span>\u00bfC\u00f3mo definir lo que hay que hacer?<\/strong><\/span><\/p>\n

La respuesta a esta pregunta es fundamental a fin de alcanzar no solo la eficiencia como l\u00edder, sino el desarrollar un equipo eficiente. \u00a0As\u00ed que quisiera compartirte algunas claves para ayudarte con esta parte de tu trabajo.<\/span><\/p>\n

1. Definici\u00f3n Efectiva de Tareas<\/span> <\/strong><\/p>\n

Si eres un gerente y l\u00edder, tienes dos grandes desaf\u00edos. El primero es ser un l\u00edder eficiente y el segundo construir un equipo que realmente sea eficiente. Parece algo de nunca acabar en medio de todas las responsabilidades que implica tu puesto, \u00a0que ya de por s\u00ed es algo abrumador. Entre reuniones interminables, correos electr\u00f3nicos que no dejan de llegar y la presi\u00f3n constante por alcanzar objetivos \u00bfC\u00f3mo har\u00edas para ayudar a tu equipo si a penas puedes con lo tuyo?<\/span><\/p>\n

As\u00ed que, para empezar, lo primero que necesitamos es tener claridad, esto implica entender con precisi\u00f3n qu\u00e9 se espera de nosotros y c\u00f3mo vamos a lograrlo. Pero \u00bfc\u00f3mo lograr esta claridad en medio del ajetreo de la oficina?<\/span><\/p>\n

Aqu\u00ed es donde entran en juego cuatro preguntas cruciales que todo l\u00edder debe plantearse para definir y ejecutar sus tareas de manera eficiente.<\/span><\/p>\n

Primero<\/em><\/strong>, antes abordar la gran cantidad de tareas que tienes ante tus ojos, t\u00f3mate un momento para familiarizarte con los objetivos generales de la empresa, sea peque\u00f1a o grande, esto te ayudar\u00e1 a enfocarte con respecto a tu equipo y \u00e1rea de responsabilidad.<\/span><\/p>\n

\u00bfQu\u00e9 espera la empresa que logres con tu trabajo y el de tu equipo? \u00a0\u00bfEn qu\u00e9 forma el cumplimiento de esas tareas te llevar\u00eda a ese objetivo?<\/span><\/p>\n

La claridad comienza cuando te das cuenta de que lo importante no es la tarea en s\u00ed, sino los resultados que tendr\u00e1s al ejecutarla de la forma correcta.<\/span><\/p>\n

Dentro de todo esto est\u00e1 la eficiencia de tu equipo, pues de nada vale ser eficiente de manera personal, sin al final te van a medir por los logros de la gente a tu cargo, por eso preg\u00fantate: \u00bfCu\u00e1les son las metas espec\u00edficas del equipo para este periodo? Esta comprensi\u00f3n te permitir\u00e1 contextualizar tus acciones y comprender c\u00f3mo contribuyen al \u00e9xito global.<\/span><\/p>\n

Segundo<\/em><\/strong>, trata de tener una visi\u00f3n clara de tu posici\u00f3n en la estructura organizativa, eso es fundamental. \u00bfCu\u00e1les son tus responsabilidades? \u00bfCu\u00e1l deber\u00eda ser tu enfoque con relaci\u00f3n al liderazgo y gesti\u00f3n de equipos? Al comprender tu rol espec\u00edfico, podr\u00e1s identificar las tareas prioritarias y asignar recursos de manera efectiva, adem\u00e1s podr\u00e1s eliminar roles que no te corresponden.<\/span><\/p>\n

En tercer lugar<\/em><\/strong>, no subestimes el poder de la comunicaci\u00f3n clara y abierta. Si algo no est\u00e1 claro, no temas preguntar. Mant\u00e9n conversaciones regulares con tu superior y tu equipo para aclarar dudas, discutir expectativas y comprender los requisitos espec\u00edficos de cada tarea. Recuerda, la comunicaci\u00f3n fluida es la piedra angular de cualquier equipo exitoso.<\/span><\/p>\n

Ahora, pongamos estas ideas en contexto:<\/span><\/p>\n

Quiero presentarte el caso de una gerente que se encuentra dirigiendo un equipo de desarrollo de software en una empresa de tecnolog\u00eda. Su objetivo principal es lanzar una nueva aplicaci\u00f3n m\u00f3vil dentro de los pr\u00f3ximos tres meses. Sin embargo, con un equipo disperso entre otros proyectos y diferentes plazos ajustados para cada proyecto, esta l\u00edder se Encuentra muy abrumada por la cantidad de tareas y los constantes cambios en los requisitos del proyecto.<\/span><\/p>\n

Aplicando las preguntas clave, ella comienza con el primer paso: An\u00e1lisis, as\u00ed que, revisa los objetivos generales de la empresa que consisten en aumentar la base de usuarios y mejorar la experiencia del cliente. Luego, analiza su rol como l\u00edder de equipo, que se trata de garantizar la cohesi\u00f3n del equipo, asignar tareas seg\u00fan las habilidades y mantener una comunicaci\u00f3n fluida con el cliente y el equipo de desarrollo.<\/span><\/p>\n

Finalmente, esta brillante mujer, se re\u00fane con su equipo para aclarar cualquier duda y establecer expectativas claras. Mediante un proceso de coaching de equipo, logra alinear a todos con los objetivos del proyecto y definir las tareas prioritarias.<\/span><\/p>\n

Con una comprensi\u00f3n clara de lo que se espera de ella y su equipo, esta gerente puede dirigir sus esfuerzos de manera m\u00e1s eficiente, optimizando el tiempo y maximizando los resultados.<\/span><\/p>\n

As\u00ed que comienza siempre definiendo de forma efectiva las tareas, trata de conectar esto con los objetivos, analizar tu rol y mantener una comunicaci\u00f3n abierta con tu equipo de colaboradores.<\/span><\/p>\n

2. \u00bfC\u00f3mo priorizar mis tareas?<\/em><\/strong><\/span><\/p>\n

Es dif\u00edcil priorizar las tareas cuando estas se acumulan d\u00eda a d\u00eda, especialmente en tiempos como estos donde es muy notoria la reducci\u00f3n de personal en muchos equipos de trabajo. Y aunque haya aumentado la automatizaci\u00f3n de tareas y las cosas hayan mejorado con la Inteligencia Artificial como parte de nuestros procesos diarios, la cantidad de informes urgentes, reuniones inesperadas y proyectos en curso, generan un estr\u00e9s que a veces tiende a paralizar a muchos, especialmente lo he notado en las generaciones m\u00e1s j\u00f3venes, esto por la avalancha de responsabilidades a las que se ven sometidos sin haber sido preparados para esto. Sin embargo, creo que es posible obtener, primero la capacidad para reenfocarse mental y emocionalmente y en segundo lugar desarrollar la habilidad para priorizar con eficacia.<\/span><\/p>\n

Quisiera en esta secci\u00f3n, brindarte tres simples estrategias para lograrlo:<\/span><\/p>\n

Como primera estrategia<\/em><\/strong> quisiera contarte que el General Dwight D. Eisenhower, ex presidente de los Estados Unidos, ten\u00eda una habilidad excepcional para priorizar tareas incluso en medio del caos de la guerra.<\/span><\/p>\n

A pesar de los avances tecnol\u00f3gicos y culturales de nuestra \u00e9poca, el legado de este hombre perdura a trav\u00e9s de lo que se ha llamado: La Matriz de Eisenhower, una herramienta simple pero poderosa para clasificar las tareas seg\u00fan su importancia y urgencia.<\/span><\/p>\n

Te brindo un caso hipot\u00e9tico. Un gerente de un equipo de ventas en una empresa de cualquier enfoque comercial. Su d\u00eda comienza con una bandeja de entrada llena de correos electr\u00f3nicos, solicitudes de clientes y reuniones programadas. Ante este escenario, decide aplicar la Matriz de Eisenhower. Entonces clasifica las tareas en cuatro cuadrantes: urgente e importante, importante pero no urgente, urgente pero no importante, y ni urgente ni importante.<\/span><\/p>\n

Luego, decide enfocarse en abordar las tareas del primer cuadrante: aquellas que son tanto importantes como urgentes, como resolver un problema cr\u00edtico de un cliente importante o coordinar un pedido para poder satisfacer todas las \u00f3rdenes entrantes y mantenerse con las entregas de una manera eficiente. Con esto, logra evitar reacciones impulsivas a las distracciones y enfocarse en lo que realmente importa para el \u00e9xito de su equipo.<\/span><\/p>\n

Una segunda estrategia<\/em><\/strong> corresponde a la Br\u00fajula de la semana, ya que en esta \u00e9poca es f\u00e1cil perder el rumbo. Esta estrategia consiste en establecer criterios claros para la priorizaci\u00f3n. Piensa:<\/span><\/p>\n

\u00bfQu\u00e9 consideraciones son m\u00e1s relevantes para ti y tu equipo? \u00bfEl impacto en los objetivos estrat\u00e9gicos, la fecha l\u00edmite inminente, la complejidad del proyecto o los recursos disponibles?<\/span><\/p>\n

Tal vez pueda ser m\u00e1s claro si lo ilustramos con un ejemplo, piensa en un director de marketing de una empresa en crecimiento. Es posible que se est\u00e9n manejando m\u00faltiples proyectos con un equipo diverso y tambi\u00e9n en formaci\u00f3n, este director se enfrenta a la dif\u00edcil tarea de asignar recursos y tiempo de manera efectiva. Para simplificar esta decisi\u00f3n, establece criterios espec\u00edficos de priorizaci\u00f3n cada semana: Comenzamos con el impacto en la generaci\u00f3n de leads y con esto me refiero a c\u00f3mo ciertas acciones o estrategias afectan la capacidad de la empresa para atraer y obtener posibles clientes o interesados en sus productos o servicios. En t\u00e9rminos pr\u00e1cticos, si una acci\u00f3n tiene un impacto positivo en la generaci\u00f3n de leads, significa que est\u00e1 contribuyendo a aumentar el n\u00famero de personas interesadas en lo que la empresa ofrece. Junto a esto est\u00e1 la alineaci\u00f3n con la estrategia de marca y la disponibilidad de recursos internos. Al seguir estos criterios, este gerente puede tomar decisiones informadas y estrat\u00e9gicas que impulsan el \u00e9xito de su equipo y su empresa.<\/span><\/p>\n

Como tercera estrategia<\/em><\/strong> no puede faltar lo que es l\u00f3gico, la planificaci\u00f3n diaria. Trata de dedicar tiempo al inicio de cada d\u00eda para evaluar las prioridades y organizar tu agenda en consecuencia. \u00bfCu\u00e1les son las tareas cr\u00edticas que deben abordarse de inmediato? \u00bfQu\u00e9 actividades pueden esperar hasta m\u00e1s tarde en el d\u00eda o incluso delegarse a otros miembros del equipo?<\/span><\/p>\n

Si eres de esos l\u00edderes que al comenzar cada ma\u00f1ana, dedicas al menos 10 minutos a serenar tu mente y afinar tus emociones, para luego establecer unos 15 minutos a revisar su lista de tareas y establecer un plan de acci\u00f3n claro y conciso, creo que te va a ir bien. Puedes entonces priorizar las actividades que requieren tu atenci\u00f3n inmediata, como resolver problemas operativos urgentes, reservando tiempo para tareas importantes, pero menos urgentes, como desarrollar estrategias para mejorar algunos procesos, para lo cual podr\u00edas delegar mediante coaching en algunos comit\u00e9s de trabajo de tu equipo que te presenten alternativas. Con esta planificaci\u00f3n proactiva, podr\u00edas tener m\u00e1s confianza y determinaci\u00f3n, convirtiendo tu trabajo en eficiencia.\u00a0 Pi\u00e9nsalo bien, la priorizaci\u00f3n efectiva no es solo una habilidad, sino un arte que todo l\u00edder deber\u00eda dominar. Al utilizar herramientas como las que te propongo, establecer criterios claros y dedicar tiempo a la planificaci\u00f3n diaria, puedes ser flexible y consecuente a la vez para conducir a tu equipo hacia un alto nivel de eficiencia.<\/span><\/p>\n

3. Qu\u00e9 tan repetitiva es la tarea que voy a realizar esta semana?<\/em><\/strong><\/span><\/p>\n

A veces nos olvidamos de atender un aspecto esencial para la eficiencia, me refiero a las tareas repetitivas, las que a veces parecen no solo quitarnos la mayor\u00eda del tiempo, sino afectar negativamente nuestra motivaci\u00f3n y creatividad. Quiero entonces, para esta parte del articulo darte tres recursos que creo te van a ayudar como lo hacen conmigo actualmente: identificar, automatizar y delegar las tareas repetitivas.<\/span><\/p>\n

Entonces para empezar, es crucial que puedas identificar las tareas que te tienen atrapado en la rutina. Si te cuesta analizar tu semana laboral, comienza haciendo una bit\u00e1cora esta semana y luego trata de realizar un an\u00e1lisis para la pr\u00f3xima semana.\u00a0 Trata de buscar patrones de repetici\u00f3n. \u00bfQu\u00e9 actividades realizas una y otra vez, semana tras semana? Desde responder correos electr\u00f3nicos hasta generar informes, identifica aquellas tareas que consumen tu tiempo de manera constante.<\/span><\/p>\n

Tal vez cada semana durante a\u00f1os, tes encuentras inundado por una gran cantidad de requerimientos. Al reflexionar sobre tu rutina semanal e identificar estas tareas te invito a hacer lo siguiente:<\/span><\/p>\n

Primero<\/em><\/strong> que todo, abre tu mente a la innovaci\u00f3n. Una vez que identifiques las tareas repetitivas, llega el momento de buscar soluciones para liberar tiempo y energ\u00eda. La automatizaci\u00f3n es una herramienta poderosa para este prop\u00f3sito. Debes investigar y estar dispuesto a invertir en soluciones tecnol\u00f3gicas que puedan hacer el trabajo por ti, inclusive hay gran cantidad de recursos gratuitos dependiendo del caso, desde sistemas de gesti\u00f3n de correo electr\u00f3nico por Inteligencia Artificial hasta software administrativo y de seguimiento automatizados.<\/span><\/p>\n

Vemos otro caso hipot\u00e9tico, un l\u00edder que dedica horas a programar los turnos de los colaboradores de forma manual. Sin embargo, al encontrar un software de programaci\u00f3n de personal, le permite automatizar este proceso. Ahora, en lugar de perder tiempo en tareas operativas repetitivas, puede centrarse en ser un verdadero l\u00edder de las personas a su cargo.<\/span><\/p>\n

La segunda<\/em><\/strong> estrategia que te quiero dar es obvia, pero a veces nos negamos a hacerlo por inseguridad, perfeccionismo, falta de confianza, en fin, pueden haber cantidad de justificaciones de tu parte para no delegar y mucho menos empoderar, pero esa es la soluci\u00f3n. La delegaci\u00f3n al principio y el empoderamiento posterior es la soluci\u00f3n para eliminar cantidad de tareas repetitivas, analiza tu equipo ubica habilidades y capacidades espec\u00edficas, experiencia o posibilidades de una mentor\u00eda r\u00e1pida con rendici\u00f3n de cuentas al principio, esto puede permitir que otras personas puedan ejecutar tareas repetitivas con igual o mayor eficiencia que t\u00fa, as\u00ed que asigna esas responsabilidades a otros. Esto no solo libera tu tiempo, sino que tambi\u00e9n fomenta el crecimiento y desarrollo de tu equipo.<\/span><\/p>\n

La verdad si est\u00e1s amarrado a la repetici\u00f3n muchas veces es porque quieres poner una sentencia de muerte para tu creatividad y productividad, lo que al final termina destruyendo tu liderazgo.<\/span><\/p>\n

Identificar, automatizar y delegar tareas repetitivas, puede ser la clave para alcanzar una meta que todo gerente tiene, ser l\u00edder el 80% del tiempo y dedicar solo un 20% a tareas operativas. \u00a1Puedes Lograrlo!<\/span><\/p>\n

4. Ense\u00f1ar la eficiencia a mi equipo<\/em><\/strong><\/span><\/p>\n

Como lideres la primera cosa que podemos hacer es ense\u00f1ar a trav\u00e9s del ejemplo, por tanto, no puedes pedir eficiencia si no demuestras eficiencia en tu propio trabajo. Esa es la raz\u00f3n de los primeros tres puntos de este art\u00edculo.\u00a0 Ahora s\u00ed, pongamos nuestro enfoque en preparar a los miembros del equipo y convertirlos en personas eficientes.<\/span><\/p>\n

Entonces, \u00bfc\u00f3mo puedes ense\u00f1ar a tu equipo a ser m\u00e1s eficiente en el desarrollo de sus tareas? Aqu\u00ed te presento tres estrategias pr\u00e1cticas.<\/span><\/p>\n

Siempre vamos a empezar por lo que es clave y esto es la comunicaci\u00f3n clara. La gente necesita saber<\/em><\/strong> cu\u00e1les son las expectativas con respecto a su trabajo y a cada tarea, necesitan saber no solo lo que hay que hacer, sino por qu\u00e9 se hace, por lo que deben conocer los objetivos espec\u00edficos, los plazos concretos y por supuesto los resultados esperados. Al proporcionar un marco claro para el trabajo, los miembros del equipo sabr\u00e1n exactamente qu\u00e9 se espera de ellos y c\u00f3mo pueden contribuir al \u00e9xito general.<\/span><\/p>\n

La segunda estrategia parece obvia, pero a veces fallamos en eso, necesitamos equipar al equipo<\/em><\/strong>, no podemos mandar los soldados a la guerra sin armas y esperar que ganen la batalla.\u00a0 Ya se acab\u00f3 la \u00e9poca en que el l\u00edder es simplemente el que da las \u00f3rdenes, hoy en d\u00eda el l\u00edder es un facilitador de recursos.<\/span><\/p>\n

Para que tu equipo sea verdaderamente eficiente, necesitan las herramientas y recursos adecuados para realizar su trabajo de manera efectiva. Ya sea software especializado, equipo de alta tecnolog\u00eda o acceso a informaci\u00f3n relevante, pero sobre todo los recursos emocionales y motivacionales que produzcan un buen engagement con su trabajo.<\/span><\/p>\n

Reitero, reconoce la importancia de tener las herramientas adecuadas, invierte en software de gesti\u00f3n de acuerdo con las necesidades y construye un buen m\u00e9todo de retroalimentaci\u00f3n. Esto permite que tu equipo colabore de manera m\u00e1s eficiente.<\/span><\/p>\n

Por \u00faltimo, capacita y desarrolla<\/em><\/strong> a tu equipo. El aprendizaje nunca termina. Ofrece a tu equipo oportunidades de capacitaci\u00f3n y desarrollo para mejorar sus habilidades y optimizar su desempe\u00f1o. Ya sea a trav\u00e9s de talleres, cursos en l\u00ednea o mentor\u00eda, invierte en el crecimiento profesional de tu equipo, para que puedan enfrentar los desaf\u00edos con confianza y competencia. Sin embargo, uno de los mejores recursos para capacitar y entrenar a un equipo se llama coaching, as\u00ed que invierte tambi\u00e9n en tu formaci\u00f3n, estudia y f\u00f3rmate como un Coach Profesional, no solo te dar\u00e1 un mejor reconocimiento de tu empresa, sino que ser\u00e1 clave para el desarrollo y empoderamiento de tu equipo de trabajo.<\/span><\/p>\n

\u00a1Sabes! tienes el poder de influir en tu equipo y convertirlo en pura eficiencia.\u00a0 Todo depende de c\u00f3mo logras ser eficiente y ense\u00f1arles a ser eficientes.<\/span><\/p>\n

\u00a1Hasta la Pr\u00f3xima!<\/span><\/p>\n

Lic. Adri\u00e1n Rojas<\/span><\/strong>
\nCertified Master Coach & Neurohacking Programation <\/span><\/strong><\/p>\n

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